E-PPID - FAQ

Profil PPID KPU Kabupaten Biak Numfor1. Apakah PPID itu ?

2. Bagaimana sejarah pembentukan PPID dilingkungan KPU Kabupaten Biak Numfor ?

Selanjutnya, sejak agustus tahun 2014 sampai dengan tahun ini, untuk meningkatkan pelayanan dan pengelolaan keterbukaan informasi publik, KPU RI menjalin kerjasama dengan Indonesia Parliametary Center (IPC). Secara umum, kegiatan yang dilakukan antara IPC dan KPU, untuk empat tujuan :

b. membagun pengetahuan dan pemahaman tentang keterbukan informasi publik:

d. Membangun keterampilan sebagai fasilitator pelatihan keterbukaan informasi publik.

a. Merevisi PKPU dan SOP sebelumnya dengan menerbitkan beberapa regulasi, yaitu :

2) Keputusan KPU Nomor : 87/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang Struktur PPID di Lingkungan KPU ( 30 April 2015);

4) KPU RI telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) beserta strukturnya, pada April 2015.

c. Melakukan pelatihan pengelolaan dan pelayanan informasi pada seluruh satker KPU Provinsi/Kabupaten/Kpta. Saat ini KPU telah memiliki setidaknya 14 trainer untuk bidang Keterbukaan Informasi Publik.

e. Membentuk loket pelayanan informasi, dan

g. Mengembangkan pelayanan informasi publik secara online melalui e-PPID.

3. Bagaimana Struktur PPID di Lingkungan KPU Kabupaten Biak Numfor ?

Ketua dan Anggota KPU Kabupaten Biak Numfor

1. Anggota KPU Kabupaten Biak Numfor yang membidangi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, dan partisipasi Masyarakat

3. Sekretaris KPU Kab. Biak Numfor

Atasan PPID :

PPID :

Tim Penghubung :

Desk Pelayanan :

Pelayanan e-PPID

PPID merupakn sarana pelayanan dan penyediaan Informasi Publik secara online.

a. Pelayanan atas permohonan informasi.

c. Pelayanan untuk mengetahui status permohonan informasi.

Secara umum, kategorinya terbagi menjadi tiga, yaitu :

b. Informasi yang wajib diumumkan serta merta

7. Apakah e-PPID merupakan bank data KPU ?

bukan untuk mengumpulkan semua informasi / dokumen di KPU. karena itu, sebagian informasi yang diumumkan, merupakan informasi yang merupakan link (tautan) pada laman

Permohonan Informasi

Setiap warga negara dan/atau badan hokum Indonesia sebagimana diatru dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Pada dasarnya informasi yang bersifat terbuka dan telah diumumkan dapat diakses oleh siapa saja termasuk warga negara asing. Adapun informasi yang terbuka namun tidak

10. Apakah publik dapat mengajukan permohonan informasi kepada PPID KPU Kabupaten Biak Numfor ?

melalui email, telepon, fax atau datang langsung. Jika terdapat kendala teknis, KPU RI dapat membantu mengkomunikasikannya kepada KPU Provinsi Dan kabupaten/Kota yang

Hak-Hak Pemohon Informasi

Pemohon informasi memiliki hak :

b. Mendapatkan pelayanan oleh KPU sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik ;

d. Mengajukan bentuk informasi dan cara mendapatkan informasi dari KPU ;

f. Mendapatkan konfirmasi dari KPU atas permohonan informasi, termasuk alasasn atas sebuah informasi yang dinyatakan dikecualikan ;

h. Mengajukan keberatan atas keputusan dan / atau pelayanan informasi KPU ;

j. Mengajukan gugatan atas keputusan / pelayanan KPU ke Komisi Informasi dan Prosedur hukum selanjutnya (PN / PTUN dan MA) ;

l. Meminta penjelasan atas isi dari sebuah dokumen yang didapatkan dari KPU, jika kurang jelas maknanya ; dan

Tata Cara Mengajukan Permohonan Informasi

a. Melakukan registrasio Pemohon terlebih dahulu pada aplikasi PPID KPU Kabupaten Biak Numfor melalui maenu Permohonan Informasi, sub-menu Registrasi Pemohon ;

c. Apabila data Pemohon sudah lengkap, Pemohan akan menerima email konfirmasi dari PPID, bahwa pemohon sudah terdaftar dan telah bias mengajukan permohonan informasi.

Prinsip dasarnya, informasi publik adalah hak publik adalah hak publik. Karena itu, KPU berupaya agar hak ini dapat dilayani dengan mudah, cepat dan dengan cara yang sederhana.

a. Melalui pengumuman atau publikasi yang dilakukan KPU baik secara online (Situs dan Media Sosial), offline (Papan pengumuman), maupun elektronik (televise dan radio) ; dan

14. Bgaimana mekanisme pemberian tanggapan PPID atas permohonan Informasi Publik melalui e-PPID ?

15. Sebelum mengajukan permohonan melalui e-PPID, apa yang perlu diperhatikan pemohon ?

b. Jika Pemohon memang ingin mendapatkan dalam bentuk cetak dari KPU, biaya copy dokumen tersebut akan ditanggung pemohon ;

16. Jika Pemohon tidak mengetahui nama dokumen, apa yang dituliskan pada kolom e-PPID tersebut ?

disampaikan / dituliskan poin-poin informasi yang diminta. Petugas KPU akan menghubungi pemohon untuk memastikan subjek informasi yang diminta.

a. Merupakan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik ;

c. Sebagai bahan laporan pelayanan informasi kepada Komisi Informasi ;

18. Mengapa Pemohon perlu mencantumkan alasan pemohon informasi ?

Pertama : Untuk mempermudah petugas mencarikan informasi yang diminta oleh Pemohon secara tepat .

19. Jika informasi yang diminta sebenarnya wajib diumumkan, apakah tetap diperlukan alasan ?

langsung membaca atau mengunduh pada laman KPU. Terkait hal ini tidak diperlukan alasan.

Ya, Pemohon informasi dapat meminta data / informasi dalam bentuk cetak (printout), meskipun telah diumumkan pada laman KPU.

Untuk semua permohonan informasi kepada PPID KPU, diperlukan penyampaian alasan dalam rangka memenuhi amanat Undang-Undang dan untuk kebutuhan KPU sebagaimana

22. Jika sebuah informasi tidak disediakan pada e-PPID, apakah berarti informasi tersebut rahasia ?

a. Informasi tersebut bersifat rahasia ( Informasi yang dikecualikan)

c. Informasi tersebut termasuk klasifikasi informasi yang wajib tersedia setiap saat, sehingga tidak wajib untuk diumumkan. Meskipun tidak wajin, namun KPU mengumumkan sebagai

d. Informasi tersebut kemungkinan masih dalam proses pendokumentasian ; dan

Jangka Waktu Pelayanan Informasi

a. Dalam hal informasi kelembagaan, tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat diperpanjang

b. Dalam hal informasi tahapan Pemilu atau Pemilihan, tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat

Biaya dan Jadwal Pelayanan Informasi

a. Layanan Informasi di PPID KPU Kabupaten Biak Numfor tidak dipungut biaya / gratis ( dokumen akan diberikan dalam format softcopy ) ;

25. Kapan pelayanan informasi c=secara langsung, baik melalui tatap muka dan telepon, atau chat massanger via whatssap ?

Keberatan Pemohon Informasi

Pada dasarnya, ada tiga hal yang potensial menjadi objek keberatan, yaitu :

b. Subjek Informasi ( Bentuk dan isi Informasi ) ; dan

27. Bagaimana cara pengajuan keberatan atas tanggapan PPID melalui e-PPID ?

b. Melengkapi kolom yang telah disediakan ; dan

28. Apakah Pemohon dapat mengajukan keberatan atau mengetahui status permohonan informasi, sementara proses permohonan informasi sebelumnya tidak melalui e - PPID, misalnya

Tidak bisa, Keberatan melalui e - PPID hanya bisa diajukan jika permohonan sebelumnya diajukan melalui e - PPID. Demikian juga untuk mengetahui status permohonan informasi

datang langsung atau melalui telepon.

29. Bagaimana cara sederhana membedakan informasi yang wajib diumumkabn berkala, wajib diumumkan serta merta dan wajib tersedia setiap saat ?

Secara sederhana, jika informasi tersebut dibuat secara periodik dan terus-menerus, misalnya setiap 6 (enam) bulan sekali atau setiap 1 (satu) tahun sekali, makan informasi tersebut

b. Informasi Serta Merta

serta-merta. Kebutuhan tertentu tersebut, bisa jadi terkait hajat hidup orang banyak, ketertiban umum atau penggunaan hak-hak sosial dan politik warga.

Informasi yang wajib tersedia setiap saat pada dasarnya terkait dengan dokumen-dokumen pendukung yang ada perlu pada informasi berkala dan serta-merta maupuhn dokumen lain

Ketiga kategori informasi tersebut merupakan informasi publik yang bersifat terbuka. ( KPU Biak Numfor )

FAQ

DAFTAR PERTANYAAN DAN JAWABAN TERKAIT E-PPID DAN PELAYANAN INFORMASI SECARA UMUM DI KPU RI.

Salam keterbukaan InformasiBerikut beberapa pertanyaan dan jawaban tentang PPID KPU Kabupaten Biak Numfor serta hal-hal terkait pengelolaan dan pelayanan informasi di KPU Kabupaten Biak Numfor.

PPID adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan KPU Kabupaten Biak Numfor

a. Membagun kesadaran tentang hak atas informasi publik:

c. Membangun keterampilan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik, mulai dari penyusunan Daftar Informasi Publik, Pelayanan Informasi, hingga bersidang di Komisi Informasi; dan;

Saat ini, KPU telah mengalami kemajuan pesat dalam implementasi Undang-Undang keterbukaan Informasi Publik, diantaranya :

1) PKPU Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Informasi di Likungan KPU ( 27 Maret 2015);

3) Keptusan KPU Nomor : 88/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi ( 30 April 2015);

b. Saat ini seluruh KPU Provinsi di Indonesia telah membentuk PPID.

d. Membuat Laporan Tahunan Pelayanan Informasi dan disampaikan pada Komisi Informasi.

f. Pembenahan dalam proses pengelolaan dan pelayanan informasi sehingga KPU RI mendapatkan berbagai testimoni positif dari publik.

Harapan KPU, publik selalu hadir memberikan saran-saran untuk perbaikan pelayanan informasi publik di KPU ini. Semoga ke depan, KPU menjadi badan publik yang semakin terbuka dan akuntabel.

Pembina

Tim Pertimbangan :

2. Anggota KPU yang Membidangi Data dan Informasi

4. Para Kepala Sub Bagian pada Sekretariat KPU Kab. Biak Numfor

Sekretaris KPU Kab. Biak Numfor

Kepala Sub Bagian Teknis dan Hupmas

Pejabat yang ditetapkan pada masing-masing Sub Bagian pada Sekretariat KPU Kab. Biak Numfor

Kepala Sub Bagian Teknis dan Hubungan Partuisipasi Masyarakat

4. Apakah e-PPID ?

5. Apa saja pelayanan yang disediakan oleh e-PPID ?

b. Pelayanan atas keberatan pemohon informasi.

6. Apa saja kategori informasi publik yang disediakan di e-PPID ?

a. Informasi yang wajib diumumkan secara berkala

c. Informasi yang wajib tersedia setiap saat

e-PPID bukan bank data KPU karena tujuannya untuk melayani permohonan dan menyediakan Informasi Publik sesuai kategori Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik,

e - PPID (biaknumforkabppid.kpu.go.id).

8. Siapa yang dapat mengajukan permohonan informasi publik melalui e-PPID ?

9. Apakah Warga Negara Asing dapat meminta informasi melalui e-PPID ?

diumumkan (tersedia setiap saat), maka KPU akan menanyakan secara detil alasan permintaan tersebut.

KPU Kabupaten Biak Numfor akan mengarahkan pemohon untuk mengajukan permohonan informasi kepada KPU setempat. Selain melalui e-PPID, publik juga dapat mengajukan

bersangkutan.

11. Apa saja hak-hak pemohon informasi ?

a. Mendapatkan informasi maklumat pelayanan yang berisi hak dan kewajiban Pemohon dan badan Publik (KPU) serta prosedur permohonan dan pelayanan Informasi Publik ;

c. Mengajukan permintaan informasi dengan cara tertulis maupun tidak tertuluis ;

e. Memperoleh tanda bukti permohonan informasi ;

g. Mendapatkan informasi yang diminta sepanjang ditetapkan sebagai informasi publik yang bersifat terbuka oleh KPU ;

i. Mendapatkan jawaban atas keberatan terhadap[ pelayanan informasi ;

k. Mendapatkan informasi publik yang telah dinyatakan terbuka oleh Komisi Informasi atau Lembaga Peradilan terkait sesuai ketentuan perundang-undangan ;

m. Pemohon berkebutuhan khusus berhak mendapatkan pendampingan dari petugas selama proses permohonan informasi di KPU ;

12. Bagaimana cara mengajukan permohonan informasi melalui e-PPID KPU Kabupaten Biak Numfor ?

b. Melengkapi kolom yang telah disediakan dan melapirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan ;

13. Selain melalui e-PPID, adakah cara lain untuk mendapatkan informasi publik dari KPU Kabupaten Biak Numfor ?

Cara mendapatkan informasi publik tersebut ada dua, yaitu :

b. Melalui permohonan informasi, baik secara langsung (tatap muka dan telepon) atau secara tidask langsung, baik melalui surat, email, fax, dan / atau melalui e-PPID.

Tanggapan atas permohonan informasi publik akan disampaikan melalui e-mail Permohonan Informasi yang dipergunakan saat registrasi.

a. Passtikan apakah informasi yang diminta telah diumumkan pada suitus KPU. Jika ya, maka publik dapat melihat atau mengunduhnya tanpa mengajukan permohonan ;

c. Pastikan nomor kontak (telepon / Hp) atau alamat yang diberikan kepada KPU adalah nomor kontak dan alamat yang benar ;

Jika Pemohon mengetahui nama dokumen termasuk bulan dan tahunnya, mohon disampaikan atau dituliskan secara lengkap. Namun, jika pemohon tidak mengetahui, silakan

17. Apa tujuan adanya syarat identitas diri dalam permohonan informasi ?

b. Untuk memudahkan KPU dalam mengkonfirmasi atau memberikan informasi kepada Pemohon, mengingat jumlah Pemohon informasi ini cukup banyak ;

d. Untuk melindungi kepentingan Pemohon ketika akan mengajukan keberatan atau gugatan di Komisi Informasi.

Selain perintah Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan Informasi Publik, bagi KPU, ada dua manfaat di balik pencantuman alasan pada pemohon informasi.

Kedua : Untuk mengidentifikasi informasi apa saja yang menjadi kebuthan publik. Dengan demikian, KPU perlu menyajikannya dalam kemasan, format, atau gaya Bahasa yang mudah dipahami dan diolah publik.

Untuk informasi publik yang wajib diumumkan baik secara berkala maupun serta-merta, dan telah diumumkan KPU melalui situs KPU maka KPU akan mengarahkan Pemohon agar

20. Meskipun telah diumumkan, apakah publik tetap dapat meminta informasi kepada KPU dalam bentujk tercetak ?

21. Dalam kasus diatas, apakah diperlukan alasan permohonan informasi ?

penjelasan sebelumnya.

Jika sebuah informasi tidak tersedia pada e-PPID, terdapat beberapa penjelasan, sebagai berikut :

b. Informasi tersebut bersifat terbukatetapi tidak wajib diumumkan ;

informasi tersebut ;

e. Dokumen tersebut tidak berada di bawah penguasaan atau kewenangan KPU

23. Berapa lama pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik ?

selama 7 (tujuh) hari kerja berikutnya ; dan

diperpanjang selama 2 (dua) hari kerja berikutnya.

24. Berapa Biaya yang diperlukan untuk memperoleh informasi di PPID KPU Kabupaten Biak Numfor ?

b. Dalam hal terdapat biaya terkait dengan penggandaan dan peneriman dokumen yang akan diberikan kepada Pemohon Informasi, biaya tersebut dibebankan kepada Pemohon Informasi ;

Setiap hari kerja, pukul 08.00 - 16.00 WIT

26. Apa saja yang bisa menjadi objek keberatan Pemohon Informasi ?

a. Pelayanan Informasi ( Perilaku, Prosedur, Tarif, Cara Pemberian Iformasi, dll ) ;

c. Keputusan Badan Publik ( Contoh : Informasi dinyatakan Dikecualikan ).

a. melakukan register pada aplikasi layanan PPID KPU Kabupaten Biak Numfor melalui menu Layanan Informasi dan Sub - Menu Pengajuan Keberatan ;

c. Melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan.

permintaan lisan ?

melalui e - PPID, hanya bisa dilakukan, jika sebelumnya Pemohon menggunakan e - PPID. Pemohon bisa mengajukan keberatan atau mengetahui status permohonan informasi dengan

Klasifikasi Informasi

a. Informasi Berkala

dapat diklasifikasi sebagai informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Biasanya, yang termasuk ke dalam klasifikasi ini adalah informasi terkait dengan laporan-laporan.